Pour n’importe quelle entreprise commerciale, l’extrait Kbis est d’une très grande importance. Il concerne toutes les personnes morales, que ce soit une SA, une SARL, une EURL, etc. Ce document est essentiel dans la mesure où c’est le seul qui fait foi de l’existence juridique d’une entreprise. L’extrait Kbis, pour le dire simplement, est l’état civil d’une société immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, ou RCS. En tant que tel, c’est donc un document de la plus haute importance.
Quelle est l’utilité d’un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis contient toutes les informations concernant l’entreprise. L’objectif de ce document, c’est de rendre publiques ces informations. Puisque le but d’un extrait Kbis est de faire connaître au public les mentions juridiques sur telle ou telle entreprise, tout le monde peut donc accéder au Kbis de n’importe quelle entreprise. Simple particulier, professionnel dans un domaine, concurrent, patron ou salarié, vous pouvez faire la demande d’un extrait Kbis d’une société pour vous renseigner sur elle.
Le Kbis est également utile à une entreprise pour d’autres raisons. Dans le cadre de ses activités, une entreprise doit certainement ouvrir un compte en banque professionnel afin de mener à bien ses transactions financières, bénéficier de crédit bancaire, etc.
Pour constituer le dossier d’ouverture de compte, elle doit obligatoirement fournir un extrait Kbis. Pareillement, si une société souhaite acquérir du matériel professionnel, les distributeurs réclament systématiquement un extrait Kbis pour s’assurer que ladite société existe réellement et que les renseignements qu’elle a donnés sont exacts.
C’est également le cas si l’entreprise veut répondre à un appel d’offres public. Le Kbis est tout simplement incontournable. Parfois, lors d’un procès au tribunal, pour un contentieux ou pour servir de justificatif auprès de Pôle Emploi, un Kbis est également utile.
Si l’extrait Kbis doit compléter un dossier pour une ouverture de compte bancaire, pour un appel d’offres publiques, etc., il doit toujours être récent. De façon générale, l’on accepte les extraits Kbis datant de 3 mois. Pour s’assurer d’avoir toujours un extrait Kbis récent, mis à jour, les entreprises peuvent demander qu’on leur délivre quelques extraits Kbis tous les 3 mois ou tous les 6 mois. De cette manière, il n’est pas nécessaire d’effectuer à chaque fois (et à la dernière minute) une demande d’extrait Kbis.
Quelles informations sont contenues dans un Kbis ?
Un extrait Kbis contient des informations juridiques d’une société, telles qu’elles ont été rapportées au Registre du Commerce et des Sociétés. Autrement dit, les informations mentionnées dans un Kbis sont formellement exactes, il n’y a pas lieu d’en douter. Elles sont authentiques dans leur totalité et personne ne peut les contester.
Quelles sont donc ces informations ?
D’abord, il y est précisé le nom du greffe du tribunal de commerce où la société en question est immatriculée. Puis, l’extrait Kbis indique la raison sociale, l’enseigne et le sigle de la société ainsi que son numéro d’identification et son code NAF. Ensuite viennent la forme juridique de l’entreprise (SA, SAS ou autre), le montant de son capital social, sa durée et la date du début de ses activités. Autres informations que l’on retrouve dans chaque extrait Kbis : l’adresse du siège social d’une entreprise (et des annexes ou filiales de celle-ci) et ses activités qui sont largement détaillées. Le Kbis contient la fonction et l’identité complète (c’est-à-dire nom et prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse personnelle) du ou des dirigeants de l’entreprise, celle des administrateurs et des commissaires aux comptes. Éventuellement, les procédures de redressement judiciaire ou de liquidation ou encore de sauvegarde de l’entreprise sont aussi inscrites dans le Kbis.
Comment se procurer un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis, toute personne qui le souhaite peut en faire la demande, mais comment faire exactement pour s’en procurer ? Sachez que c’est le greffe du tribunal de commerce qui est le seul habilité à délivrer un extrait Kbis. Cela est valable sur tout le territoire français, à l’exception de l’Alsace, de Moselle et des DOM-TOM. Il est à préciser que pour obtenir un extrait Kbis, il faut à présent se rendre sur le site Web d’Infogreffe, le site des greffiers à travers la France. Il est également possible d’en faire la demande sur des sites comme www.kbis.net. Le fait que ce soit en ligne facilite grandement la tâche, car de chez soi, de son bureau ou de tout autre endroit, on peut faire la demande de Kbis en quelques clics. Il convient aussi de noter que les demandes de Kbis sont parfois incluses dans le package de certains abonnements bancaires professionnels TPE et PME. Le Kbis est alors gratuit et sûr.
Y a-t-il plusieurs sortes de Kbis ?
La dénomination Kbis ne concerne que les personnes morales. Le Kbis est destiné aux entreprises commerciales immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés. Mais il en existe d’autres pour d’autres secteurs professionnels. En effet, ceux qui sont dans les professions libérales, les artisans et les auto-entrepreneurs n’en sont pas concernés, ce qui signifie qu’ils ont leurs propres « cartes d’identité ». Pour les personnes physiques, il s’agit d’un extrait K. L’équivalent du Kbis pour les artisans s’appelle l’extrait D1. Donc, toute société non commerciale ne peut pas utiliser l’extrait Kbis, elles ne peuvent pas en obtenir de toute manière.
Il est à noter qu’il ne faut pas confondre extrait Kbis et état d’endettement d’une entreprise. Cette dernière est un document rapportant l’état de santé d’une entreprise, celui qui indique l’état de ses finances. On le consulte notamment pour s’assurer que l’entreprise est viable et capable de payer ses dettes. Cet autre document est aussi fourni par le greffe du tribunal de commerce via son site officiel. Comme pour l’extrait Kbis, il faut faire la demande de l’état d’endettement auprès du greffe du tribunal dont on dépend.
Qui peut en faire la demande ?
La première personne ayant le droit de demander un extrait Kbis est le fondateur, le dirigeant ou les responsables d’une entreprise. Ce document est essentiel dès le début de ses activités et pour d’autres démarches administratives, juridiques et sociales. Ceux qui postulent dans une entreprise peuvent également en demander l’extrait Kbis s’ils souhaitent en savoir davantage sur l’entreprise qu’ils visent. De même, les salariés peuvent consulter ce document ou toute autre personne intéressée par une entreprise. Le plus souvent, ce sont des partenaires financiers ou une entreprise sur le point de signer un contrat avec une autre qui a tout intérêt à s’informer sur l’existence juridique de celle-ci. Pour faire la demande, il faut juste fournir le nom de l’entreprise, son sigle ou son numéro de SIREN. Puisque ce document est à la disposition du public, il faut s’attendre à ce que n’importe qui puisse connaître les détails sur les dirigeants, date et lieu de naissance, adresse personnelle, etc. La situation générale des sociétés est aussi disponible, ainsi que les bilans et les comptes de résultat des entreprises, mais la publication est annuelle.