Bureau flexible ou bureau fermé ? Il est difficile de faire le choix entre ces deux espaces de travail à moins de se lancer dans un comparatif. Quels sont les avantages et les mauvais côtés de l’un par rapport à l’autre ?
Les atouts et les inconvénients des bureaux flexibles
Points forts des espaces de travail flexibles
Les bureaux flexibles offrent la flexibilité financière que recherchent les entrepreneurs et les start-ups. Contrairement aux bureaux fermés soumis à des baux rigides, ils permettent de louer des espaces pour de courtes durées. Les entreprises n’ont donc pas à tenir des engagements financiers à long terme.
Ils offrent, en outre, l’avantage de s’adapter immédiatement aux changements de taille des équipes. Cette « souplesse » permet d’agrandir l’espace de travail en période de croissance ou de la réduire durant une contraction économique.
Un autre point appréciable est que les espaces de travail flexibles sont accompagnés de services et infrastructures qui contribuent au confort des locataires : mobilier, équipements, électricité, internet, etc.
Enfin, ces lieux favorisent la créativité, car vous côtoyez divers profils de professionnels et d’entrepreneurs. Et c’est sans compter le réseautage que cela entraîne. Ces lieux de travail flexibles sont synonymes « d’élasticité », car vous les faites évoluer avec les besoins changeants de votre entreprise.
Ses petits inconvénients
Ces espaces de travail ont aussi leurs limites par rapport aux bureaux fermés. Le manque de confidentialité est souvent une contrainte majeure. C’est un handicap pour les entreprises, dont les membres ont souvent besoin de discuter de sujets sensibles.
L’impossibilité de personnaliser l’espace peut également poser problème. Il est difficile de présenter aux clients une image de marque lorsqu’on occupe un espace partagé qui ne reflète pas les valeurs de l’entreprise. De plus, ces espaces de travail peuvent s’avérer bruyants et distrayants. Résultat, la concentration peut être difficile alors que vous êtes sur des tâches qui nécessitent une attention soutenue.
Les coûts, bien que flexibles, peuvent parfois être élevés, notamment pour les services additionnels. Cette option est donc peu intéressante pour les entreprises qui ont des besoins réguliers de grandes salles ou d’espaces spécifiques. Une start-up peut bien évidemment surmonter ces contraintes si elle prend le temps de comparer les offres. Elle doit aussi étudier minutieusement les caractéristiques et les conditions de chaque bureau flexible.
Atouts maîtres et incommodités des bureaux fermés
Avantages des bureaux fermés
Les bureaux fermés créent chez vos salariés un sentiment d’appartenance fort à une équipe. Ils aident à instaurer une culture d’entreprise. Contrairement aux bureaux flexibles, vous pouvez vous permettre de personnaliser ces espaces qui vous sont entièrement dédiés. Par exemple, vous y utilisez vos propres équipements. Ils ont donc la capacité de refléter les valeurs de votre entreprise.
D’autre part, les bureaux fermés favorisent la fidélité des employés. Ces lieux sont propices à la création de liens solides entre les employés. Ces derniers peuvent se sentir valorisés, car ils travaillent dans un espace spécifiquement pensé pour leurs besoins quotidiens.
Cerise sur le gâteau, vous vous retrouvez avec un esprit d’équipe fort. Enfin, c’est l’option de location de bureau à retenir si vous souhaitez une bonne gestion de vos ressources. En effet, dans un bureau fermé, tous les équipements, y compris le mobilier, sont exclusivement utilisés par l’entreprise. Vous avez donc un meilleur contrôle sur l’organisation du travail.
Ses faiblesses
Les bureaux fermés présentent un inconvénient par rapport aux bureaux flexibles. Il s’agit de leurs coûts. Les charges locatives sont souvent plus élevées. Il y a également des frais annexes. Par exemple, le ménage n’est pas inclus dans les services proposés par le propriétaire.
Autre exemple, vous avez peut-être à payer la facture d’électricité. Cette contrainte financière peut peser lourdement sur le budget des jeunes entreprises. Par ailleurs, la gestion des bureaux fermés requiert davantage de logistique et de responsabilités. Vous devez vous assurer que l’endroit respecte les normes de sécurité. Il doit être conforme aux règles d’accessibilité.
L’entretien des locaux peut également être à la charge de l’entreprise, ce qui mobilise du temps et des ressources. Les dirigeants d’une start-up se retrouvent à jongler entre leurs tâches de direction et la gestion de ces tâches. En comparaison, les espaces de travail flexibles offrent souvent ces services sans coût supplémentaire.
Centres de coworking : la solution à ces inconvénients
Evoulant avec les besoins des entreprises, les centres de coworking, spécialistes de la location de bureau, proposent aussi bien des bureaux flexibles que des bureaux fermés. Leurs contrats de location vous affranchit des baux 3/6/9, vous permettent de profiter de plusieurs services inclus (ménage, accueil, etc.), etc. Il vous reste ainsi à choisir le type d’espace convenant le mieux aux besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. Ceci étant dit, avec le coworking, rien ne vous empêche de louer un bureau flexible pour votre équipe et un bureau fermé pour le ou les collaborateurs, dont les activités nécessitent de la confidentialité (réception d’un client, etc.).